Datenschutzerklärung

Stand: 2. Oktober 2026

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie teilungserklaerung.de und die zugehörigen Seiten nutzen: das Bestell-Tool (auftrag.teilungserklaerung.de), die Angebotsseite (angebot.teilungserklaerung.de), das Kundenportal (status.teilungserklaerung.de) und die Beispielseite (beispiele.teilungserklaerung.de).

1. Verantwortlicher

Teilungserklärung.de – eine Marke von Grundrisswerk
Inhaber: Frank Lakmann
Langgasse 94
67454 Haßloch
Deutschland
Telefon: 0176 60398147
E-Mail: info@teilungserklaerung.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) es erlaubt:

• zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, etwa für Anfragen, Angebote und Aufträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa der Aufbewahrung von Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, etwa am sicheren Betrieb der Seiten und an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
• mit Ihrer Einwilligung, etwa für Analyse- und Werbecookies (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3. Hosting und Server

Unsere Seiten laufen auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Browser- und Geräteangaben, um die Seite auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen legen wir dafür nicht an. Nur bei technischen Fehlern können Fehlermeldungen die IP-Adresse kurzzeitig enthalten. Sie dienen allein der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Verbindung zu unseren Seiten ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“).

4. Anfrage, Erstgespräch und Anfrage-Formular

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, etwa über die Anfrage in wenigen Schritten oder das Erstgespräch, verarbeiten wir Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Firma und Nachricht sowie Ihre Antworten zum Objekt (zum Beispiel Anzahl der Einheiten oder vorhandene Unterlagen). Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Erstellung eines Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Anfrage wird in unserer Kundendatenbank gespeichert. Wir nutzen dafür Supabase (Supabase, Inc., USA), Server in Frankfurt am Main. Über neue Anfragen werden wir per E-Mail und SMS benachrichtigt. Die SMS enthält Name, Telefonnummer und eine Kurzbeschreibung der Anfrage; der Versand läuft über die seven communications GmbH & Co. KG, Kiel. Für die interne Bearbeitung nutzen wir außerdem einen Telegram-Bot (Telegram Messenger Inc.) sowie eine Spracherkennung von OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA). Dabei können Name und E-Mail-Adresse einer Anfrage verarbeitet werden. Um die Fahrtstrecke zum Objekt abzuschätzen, übermitteln wir Postleitzahl und Ort an die Kartendienste von OpenStreetMap (Nominatim, OSRM).

5. Angebot und Angebotsseite

Ihr Angebot erhalten Sie per E-Mail mit dem Angebot als PDF. Die Angebote erstellen wir mit Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg). Die Mail enthält einen Link zu Ihrer persönlichen Angebotsseite. Wenn Sie ihn anklicken, speichern wir den Zeitpunkt des Klicks und das betreffende Angebot, aber keine IP-Adresse. So sehen wir, ob ein Angebot angekommen ist.

Auf der Angebotsseite können Sie das Angebot mit einem Bestätigungscode, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden, verbindlich annehmen. Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Firma, der Zeitpunkt der Annahme sowie zum Nachweis IP-Adresse und Browserangaben gespeichert. Daraus entsteht ein Annahme-Dokument, das wir Ihnen per E-Mail senden und bei uns aufbewahren. Die Angebotsseite betreibt für uns ein spezialisierter Dienstleister mit Sitz in Deutschland als Auftragsverarbeiter. Dessen technische Infrastruktur nutzt auch Server eines Anbieters in den USA. Optional können Sie auf der Seite eine Beispielrechnung zum Wert Ihres Objekts durchspielen. Diese Eingaben dienen nur der Anzeige und werden nur dann Teil des Annahme-Dokuments, wenn Sie den Rechner nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie auf das Angebot nicht reagieren, erinnern wir Sie in den folgenden Wochen bis zu viermal per E-Mail daran. Antworten Sie uns, nehmen Sie das Angebot an oder widersprechen Sie, endet die Erinnerung.

6. Bestellung über das Bestell-Tool

Für einen Auftrag verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Bestell-Tool machen: Kontakt- und Rechnungsdaten, die Rolle (zum Beispiel Eigentümer oder Verwalter), Angaben zum Objekt (Adresse, Objektart, Baujahr, Fläche), Wunschtermine für die Vermessung, Hinweise zum Zugang, Ihre Nachricht sowie hochgeladene Unterlagen wie Bestandspläne, Grundbuchauszug oder Kaufvertrag. Zweck ist die Durchführung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Auftragsdaten speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase (Server in Frankfurt), die Unterlagen in unserem Cloud-Speicher STRATO HiDrive (STRATO GmbH, Berlin). Damit Ihre Eingaben bei einem Abbruch nicht verloren gehen, speichert das Bestell-Tool einen Entwurf im Speicher Ihres Browsers. Ihre Dateien sind darin nicht enthalten, und der Entwurf wird nach dem Absenden gelöscht. Für den Ortsvorschlag zur Postleitzahl fragt unser Server einen öffentlichen Postleitzahlendienst ab. Dabei wird nur die Postleitzahl übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse.

7. Durchführung des Auftrags

Für die Ausführung Ihres Auftrags geben wir die jeweils nötigen Daten an Partner weiter, die für uns arbeiten:

• Vermessung vor Ort: unser Vermesser erhält Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, die Objektadresse und den Termin, per E-Mail und SMS.
• Zeichnen der Pläne: die Pläne erstellt für uns ein Team von Zeichnern in Bangladesch. Es erhält die Auftragsdaten einschließlich Objektadresse, Aufmaß und Unterlagen sowie Ihre Nachricht. Damit das Team sie lesen kann, übersetzen wir Nachrichten mit DeepL (DeepL SE, Köln); Beträge entfernen wir vorher.
• Prüfung mit KI: zur Kontrolle der Pläne, zum Auslesen von Behördenschreiben und Unterlagen sowie zum Formulieren von Nachrichten an Sie setzen wir den KI-Dienst Claude der Anthropic, PBC (USA) ein. Dabei werden Pläne, Unterlagen, Fotos und Videos aus der Begehung, die Objektadresse und Nachrichtentexte verarbeitet. Die Ergebnisse prüft immer ein Mensch.
• Behörde: den Antrag auf Abgeschlossenheitsbescheinigung reichen wir mit Ihrer Vollmacht in Ihrem Namen bei der zuständigen Behörde ein. Die Plansätze druckt eine Druckerei; den Versand an die Behörde erledigt die DHL Paket GmbH (Bonn) oder die Deutsche Post.

Rechtsgrundlage ist jeweils die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Bestimmung der zuständigen Behörde und zur Adressprüfung nutzen wir den Dienst Photon (komoot GmbH, Potsdam) auf Grundlage von OpenStreetMap; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht übermittelt.

8. Kundenportal und Freigabe-Seiten

Im Kundenportal können Sie den Stand Ihres Auftrags verfolgen, Unterlagen abrufen und nachreichen. Die Anmeldung erfolgt mit einem Einmal-Code an Ihre E-Mail-Adresse. Um Missbrauch zu verhindern, speichern wir dabei kurzzeitig Ihre IP-Adresse. Sie wird spätestens nach einigen Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Anmeldung setzt das Portal technisch notwendige Cookies (Anmeldung bis zu 30 Tage, Gast- und Freigabezugang 4 Stunden). Für Adressvorschläge nutzt das Portal den Dienst Photon (komoot GmbH, Potsdam) auf Grundlage von OpenStreetMap. Ein Erklärvideo laden wir erst, wenn Sie es anklicken.

Zur Prüfung und Freigabe Ihrer Pläne senden wir Ihnen einen persönlichen Link. Auf dieser Seite wird das Anzeigeprogramm für PDF-Dateien (pdf.js) von einem Verteilnetz der Cloudflare, Inc. (USA) geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. E-Mail, Rechnung und Zahlung

Automatische E-Mails (Eingangsbestätigung, Angebote, Erinnerungen, Bestätigungscodes, Benachrichtigungen) versenden wir über Resend (Resend, Inc., USA). Antworten auf Angebotsmails nimmt Resend ebenfalls entgegen und leitet sie an uns weiter. Angebots- und Erinnerungsmails enthalten ein kleines Zählbild (Zählpixel), über das Resend uns meldet, ob die E-Mail geöffnet wurde; verarbeitet werden dabei nur der Zeitpunkt und technische Angaben des Abrufs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) nachzuvollziehen, ob unsere Angebote ankommen. Sie verhindern die Zählung, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Nachladen von Bildern abschalten. Unser Postfach info@teilungserklaerung.de liegt bei SiteGround (Rechenzentrum in Frankfurt am Main).

Rechnungen erstellen wir mit Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg). Um Zahlungseingänge zuzuordnen, lesen wir die Umsätze unseres Geschäftskontos über den Kontoinformationsdienst Enable Banking Oy (Finnland); dabei sehen wir Name des Zahlers, Betrag und Verwendungszweck. Bleibt eine Rechnung trotz Mahnung offen, versenden wir die letzte Mahnung per Post über LetterXpress (Deutschland) und übergeben die Forderung gegebenenfalls einem Rechtsanwalt (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

Nach Abschluss eines Auftrags bitten wir Sie gegebenenfalls per E-Mail um eine Bewertung unserer Leistung (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dem können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

10. Cookies, Analyse und Werbung

Beim ersten Besuch fragen wir Sie, ob Sie Analyse- und Werbecookies zulassen. Ihre Auswahl speichern wir für 365 Tage im Speicher Ihres Browsers (Eintrag „te_consent“). Ohne Ihre Zustimmung laden wir keine Dienste von Google.

Wenn Sie zustimmen, nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): den Google Tag Manager zum Laden der Dienste, Google Analytics für eine Statistik über die Nutzung der Seite und Google Ads, um den Erfolg unserer Anzeigen zu messen, also ob nach einem Klick auf eine Anzeige eine Anfrage abgeschickt wurde. Dabei werden Cookies gesetzt und Nutzungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse an Google übermittelt, auch an Google LLC in den USA (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen: Cookie-Auswahl neu treffen.

Schriften, Bilder und Videos auf teilungserklaerung.de liefern wir selbst aus. Beim bloßen Aufruf der Seite werden keine Daten an Dritte übermittelt.

11. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder nutzen dort Server: Supabase, Resend, OpenAI, Anthropic, Cloudflare, die Infrastruktur der Angebotsseite und, mit Ihrer Einwilligung, Google. Die Übermittlung stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für unser Zeichnerteam in Bangladesch, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht, stützen wir die Übermittlung ebenfalls auf Standardvertragsklauseln. Bei Telegram stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln, soweit verfügbar, und auf unser berechtigtes Interesse an einer schnellen internen Bearbeitung. Dabei übermitteln wir nur wenige Angaben.

12. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur, solange es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Anfragen ohne Auftrag löschen wir, wenn sie erkennbar erledigt sind, spätestens nach drei Jahren. Daten zu Aufträgen und Rechnungen bewahren wir auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (nach Handels- und Steuerrecht bis zu zehn Jahre), und sperren sie für andere Zwecke.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3). Eine kurze Nachricht an info@teilungserklaerung.de genügt.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Werbung per E-Mail können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

14. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für Anfragen und Aufträge brauchen wir die als Pflicht gekennzeichneten Angaben. Ohne sie können wir kein Angebot erstellen und keinen Auftrag ausführen. Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.